ساعت از ظهر گذشته، یکی از کارهای صبح هنوز تمام نشده و برنامه عصر هم پر است. اگر همه کارها را عقب ببرید، زمان استراحت و پایان کار جابه‌جا می‌شود؛ اگر همه را به فردا منتقل کنید، فردا را هم از همین حالا شلوغ کرده‌اید. برای اصلاح برنامه روزانه، ابتدا باید بدانید چه چیزی عقب افتاده، چرا عقب افتاده و کدام بخش آن هنوز لازم است انجام شود.
وقتی از برنامه عقب می‌افتید، زمان باقیمانده را دوباره حساب کنید و برای هر کار ناتمام یک تصمیم مشخص بگیرید: انجام، کوچککردن، جابهجایی، هماهنگی یا حذف. در این مقاله، علت عقب‌افتادن کارهای برنامه‌ریزی‌شده را بررسی می‌کنیم و با یک مثال کامل می‌بینیم وقتی مجموع تأخیرهای روز به ۹۰ دقیقه رسیده است، چگونه می‌توان ادامه برنامه را دوباره تنظیم کرد.
اگر هنوز برنامه اولیه ندارید، راهنمای برنامه‌ریزی روزانه با نمونه عملی نقطه شروع مناسبی است. اینجا از جایی ادامه می‌دهیم که برنامه نوشته شده، اما کارها طبق زمانبندی پیش نرفته‌اند. مثال‌ها فرضی و آموزشی‌اند و زمان‌های آنها باید با شرایط خودتان تنظیم شوند.
عقب‌افتادن از برنامه دقیقاً یعنی چه؟
عقب‌افتادن از برنامه یعنی زمان تعیین‌شده برای پایان یک کار یا مرحله گذشته است، اما خروجی موردنظر هنوز آماده نیست. ممکن است قرار بوده تا ساعت ۱۱ پیش‌نویس گزارش تمام شود، اما فقط نیمی از آن نوشته شده باشد. این وضعیت با ازدست‌دادن مهلت تحویل یکسان نیست؛ شاید برای ارسال گزارش تا پایان روز فرصت داشته باشید و هنوز بتوانید آن را به‌موقع آماده و ارسال کنید.
پیش از تغییر برنامه، سه چیز را بنویسید: چه چیزی باقی مانده، انجام آن تقریباً چقدر زمان می‌خواهد و مهلت واقعی آن چه زمانی است. عبارت «از همه کارها عقبم» برای تصمیم‌گیری کافی نیست؛ اما برای مثال، «بررسی اعداد دو جدول گزارش باقی مانده است؛ این کار حدود ۴۰ دقیقه زمان می‌خواهد و گزارش باید تا ساعت ۱۶ ارسال شود» اطلاعات قابل استفاده‌ای در اختیار شما می‌گذارد.
گاهی یک کار مهم و پیش‌بینی‌نشده جای فعالیت قبلی را می‌گیرد. در این حالت، بخشی از زمان شما صرف اولویت جدیدی شده است و باید ادامه برنامه را با این تغییر هماهنگ کنید. ناتمام‌ماندن بعضی از کارهای فهرست، بهتنهایی نشان نمی‌دهد که روزتان بی‌نتیجه بوده است.
چرا برنامه روزانه اجرا نمیشود؟ هفت علت برای بررسی
آخرین کار عقب‌افتاده را بررسی کنید. آیا زمان کافی برای آن کنار گذاشته بودید؟ آیا به‌موقع شروع شد؟ آیا در میانه کار، پیام، تماس یا کار تازه‌ای پیش آمد؟ آیا بخش تازه‌ای به خروجی موردانتظار اضافه شد؟ ممکن است چند علت هم‌زمان وجود داشته باشند. جدول زیر یک راهنمای عملی است و علت قطعی را فقط بر اساس یک نشانه تعیین نمی‌کند.
| نشانه و علت احتمالی | سؤال تشخیصی | اصلاح پیشنهادی |
|---|---|---|
| ۱. چند کار هر روز باقی می‌مانند؛ حجم برنامه بیش از ظرفیت روز است | بعد از جلسهها، غذا، استراحت و مسئولیت‌های ثابت، واقعاً چقدر زمان برای این کارها داشتم؟ | تعداد یا حجم کارهای امروز را کاهش دهید. برای جا دادن کارهای بیشتر، زمان جلسه، غذا یا استراحت را از محاسبه حذف نکنید. |
| ۲. یک کار مشابه همیشه بیشتر از زمان تخمینی طول می‌کشد؛ تخمین بیش از حد خوش‌بینانه است | انجام کارهای مشابه در دفعات قبل، با شرایط نزدیک به امروز، چقدر زمان برده است؟ | تخمین بعدی را بر اساس تجربه‌های قبلی اصلاح کنید و زمان آماده‌سازی و بازبینی را نیز در محاسبه بیاورید. |
| ۳. کار شروع نمیشود؛ عنوان آن مبهم یا خروجی موردانتظار بیش از حد بزرگ است | کوچک‌ترین اقدام قابل انجام چیست؟ چه خروجی مشخصی نشان می‌دهد این بخش تمام شده است؟ | عنوانی مانند «کار روی پروژه» را به اقدامی روشن‌تر مانند «نوشتن تیترهای سه بخش گزارش» تبدیل کنید. |
| ۴. شروع کار مرتب عقب می‌افتد؛ مقدمات شروع آماده نیست | در ساعت شروع، فایل‌ها، ابزارها و اطلاعات لازم در دسترس بودند؟ دقیقاً چه چیزی شروع را عقب انداخت؟ | مانع مشخص را پیش از زمان شروع برطرف کنید؛ مثلاً فایل‌ها را آماده کنید، صفحه موردنیاز را باز بگذارید و اولین اقدام را از قبل بنویسید. |
| ۵. پیام‌ها، تماس‌ها یا کارهای تازه برنامه را جابه‌جا می‌کنند؛ برای اتفاق‌های پیش‌بینی‌نشده زمانی در نظر گرفته نشده است | این اتفاق واقعاً استثنایی بود یا پیام‌ها، تماس‌ها و کارهای تازه تقریباً هر روز بخشی از زمان شما را می‌گیرند؟ | برای رسیدگی به پیام‌ها و هماهنگی‌های معمول، بازه مشخصی در برنامه بگذارید و برای کارهای ناگهانی نیز مقداری زمان جبرانی نگه دارید. |
| ۶. ادامه کار به اطلاعات، فایل یا تأیید شخص دیگری نیاز دارد | برای ادامه دقیقاً چه چیزی را باید از چه کسی دریافت کنم و چه زمانی باید آن را پیگیری کنم؟ | پیگیری را به‌عنوان یک کار جدا در برنامه ثبت کنید. تا زمان دریافت پاسخ، بخشی را انجام دهید که به آن اطلاعات یا تأیید وابسته نیست. |
| ۷. کار در ساعت انتخاب‌شده پیش نمی‌رود؛ شرایط تمرکز مناسب نیست | این بازه معمولاً با خستگی، سروصدا یا مسئولیت دیگری همراه است؟ | اگر اختیار دارید، زمان یا محیط انجام کار را تغییر دهید؛ در غیر این صورت، بخش کوچک‌تری از کار را برای آن بازه انتخاب کنید. |
پژوهش بوهلر، گریفین و راس درباره «خطای برنامه‌ریزی» نشان داد شرکت‌کنندگان در چند نوع کار، زمان پایان را خوش‌بینانه پیش‌بینی می‌کردند و هنگام تخمین، بیشتر به سناریوی آینده توجه داشتند تا تجربه‌های مشابه گذشته. در یکی از آزمایش‌ها، مرتبط‌کردن تخمین با تجربه‌های قبلی این خوش‌بینی را کاهش داد. نتیجه کاربردی برای برنامه شما این است که پیش از تعیین مدت، زمان واقعی انجام کارهای مشابه را بررسی کنید. [۱]
از یک روز که برنامه در آن طبق انتظار پیش نرفته است، نمی‌توان نتیجه گرفت که «من به برنامه عمل نمی‌کنم». ابتدا محدودیت‌های برنامه و اتفاق‌های همان روز را بررسی کنید. اگر زمان و شرایط مناسب بوده، اما شروع باز هم عقب افتاده است، مشخص کنید دقیقاً چه چیزی مانع شروع شده؛ مثلاً نامشخص‌بودن قدم اول، نگرانی درباره کیفیت نتیجه یا درگیرشدن با پیام‌ها.
تخمین اشتباه، شروع دیرهنگام و وقفه چه فرقی دارند؟
فرض کنید برای کاری از ساعت ۹ تا ۱۰ وقت گذاشته‌اید، اما کار ساعت ۱۰:۳۰ تمام شده است. این تأخیر می‌تواند سه توضیح متفاوت داشته باشد:
- شروع دیرهنگام: ساعت ۹:۳۰ شروع کرده‌اید و خود کار همان ۶۰ دقیقه طول کشیده است. در این حالت، باید علت تأخیر در شروع را پیدا و اصلاح کنید.
- تخمین کمتر از زمان واقعی: ساعت ۹ شروع کرده‌اید، وقفه‌ای نداشته‌اید و کار واقعاً ۹۰ دقیقه زمان برده است. زمان تخمینی یا اندازه خروجی به اصلاح نیاز دارد.
- وقفه: ساعت ۹ شروع کرده‌اید، ۶۰ دقیقه روی کار وقت گذاشته‌اید و یک تماس ۳۰ دقیقه‌ای نیز در میانه آن داشته‌اید. اگر چنین تماس‌هایی معمول‌اند، باید در برنامه برای آنها زمان در نظر بگیرید.
بنابراین، فاصله میان ساعت شروع و پایان همیشه برابر با مدتی نیست که واقعاً صرف خود کار شده است. ثبت تقریبی «شروع واقعی، مدت انجام کار و وقفهها» کمک می‌کند علت‌های متفاوت را از هم جدا کنید و برای همه آنها یک راه‌حل به کار نبرید. اگر پس از شروع، بخش تازه‌ای نیز به کار اضافه شده است، آن را جداگانه ثبت کنید.
با هر کار ناتمام چه تصمیمی بگیریم؟
پیش از انتقال کار به ساعت یا روزی دیگر، ضرورت آن و حجم بخش باقیمانده را بررسی کنید. یکی از پنج تصمیم زیر را انتخاب کنید. بعضی کارها ابتدا به هماهنگی و سپس به جابهجایی نیاز دارند.
| تصمیم | چه زمانی مناسب است؟ | نمونه اقدام روشن |
|---|---|---|
| انجام در زمان باقیمانده | کار همچنان مهم است، مهلت آن امروز است و در ظرفیت باقیمانده روز جا می‌گیرد. | ۴۰ دقیقه برای تکمیل و ارسال گزارش کنار بگذارید. |
| کوچککردن خروجی | می‌توان بخش مفیدی از کار را مستقل انجام داد و بخش‌های دیگر را به زمان دیگری منتقل کرد. | امروز متن پیشنهاد را بنویسید و صفحه‌آرایی اختیاری آن را به زمان دیگری منتقل کنید. |
| جابهجایی | کار لازم است، اما مهلت آن اجازه می‌دهد در زمان دیگری انجام شود. | پس از بررسی ظرفیت فردا، آماده‌کردن اسلایدهای جلسه هفته بعد را به یک بازه آزاد منتقل کنید. |
| هماهنگی یا پیگیری | ادامه کار به اطلاعات، تأیید یا همکاری شخص دیگری نیاز دارد یا مهلت فعلی باید تغییر کند. | اطلاعات موردنیاز را درخواست کنید یا درباره تحویل مرحلهای و مهلت تازه به توافق برسید. |
| حذف از فهرست | کار دیگر لازم نیست و کسی منتظر نتیجه آن نیست. | اگر گیرنده اعلام کرده نسخه دیجیتال کافی است، کار «تهیه نسخه چاپی گزارش» را از فهرست حذف کنید. |
کوچککردن کار باید خروجی آن را تغییر دهد. اگر یک کار ۶۰ دقیقه زمان می‌خواهد، نوشتن «۳۰ دقیقه» در تقویم آن را کوچک نمی‌کند. مشخص کنید کدام بخش امروز انجام می‌شود و کدام بخش باقی می‌ماند. اگر شخص دیگری منتظر نتیجه است، تغییر در آنچه تحویل می‌دهید یا زمان تحویل را با او هماهنگ کنید؛ ثبت یک تاریخ تازه در تقویم شخصی، بهتنهایی توافق قبلی را تغییر نمی‌دهد.
اگر میان چند کار مهم مردد هستید، از راهنمای اولویت‌بندی کارهای روزانه برای مقایسه مهلت واقعی و پیامد تأخیر کمک بگیرید.
چگونه برنامه باقیمانده روز را دوباره تنظیم کنیم؟
- وضعیت فعلی را روشن کنید. کنار کار نیمه‌تمام بنویسید چه چیزی انجام شده، چه چیزی باقی مانده و دفعه بعد باید از کجا ادامه دهید. مثلاً: «متن گزارش آماده است؛ دو جدول باید بررسی و سپس فایل ارسال شود.»
- زمان واقعی باقیمانده را حساب کنید. فاصله همین لحظه تا پایان بازه کاری امروز را در نظر بگیرید و زمان جلسهها، قرارهای ثابت، غذا، استراحت و رفت‌وآمد باقیمانده را از آن کم کنید. اگر بخشی از زمان جبرانی قبلاً مصرف شده است، فقط مقدار باقیمانده آن را در محاسبه بیاورید.
- کارهای باقیمانده را دوباره انتخاب کنید. برای هر کار یکی از پنج تصمیم بخش قبل را بگیرید. کار فوری تازه نیز باید سهم مشخصی از همین زمان محدود داشته باشد؛ اضافه‌شدن آن، زمان بیشتری به روز شما اضافه نمی‌کند.
- بازه‌های تازه را بچینید. کارهای انتخاب‌شده باید هم از نظر مجموع مدت و هم از نظر جای قرارگرفتن در روز قابل اجرا باشند. دو فاصله ۲۰ دقیقه‌ای لزوماً برای کاری که به ۴۰ دقیقه تمرکز پیوسته نیاز دارد مناسب نیستند.
- از اولین اقدام مشخص شروع کنید. پس از تصمیم‌گیری، اجرای برنامه را ادامه دهید. فقط زمانی برنامه را دوباره تغییر دهید که اتفاق تازه‌ای بر اولویت‌ها، مهلت‌ها یا ظرفیت باقیمانده روز اثر گذاشته باشد.
برای تعیین زمان شروع و پایان این کارها، می‌توانید از روش زمانبندی بلوکی استفاده کنید. در این مرحله، مدت هر کار را بر اساس بخش باقیمانده آن تخمین بزنید و برای جا دادن کارها، زمان غذا، استراحت یا پایان روز را نادیده نگیرید.
مثال کامل: اصلاح برنامه پس از ۹۰ دقیقه عقب‌افتادگی
نیلوفر در این مثال فرضی از ساعت ۹ تا ۱۷ کار می‌کند. قرار بوده تا ظهر گزارشش را تمام کند؛ برای گزارش ۱۶۵ دقیقه و برای استراحت صبح ۱۵ دقیقه در نظر گرفته است. مهلت ارسال گزارش نیز ساعت ۱۷ است.
اما نیلوفر کار را ۳۰ دقیقه دیرتر شروع کرده، ۳۰ دقیقه به یک کار فوری پرداخته و سپس متوجه شده است که آماده‌کردن گزارش ۳۰ دقیقه بیشتر از تخمین اولیه زمان می‌خواهد. استراحت ۱۵ دقیقه‌ای صبح نیز طبق برنامه انجام شده است. بنابراین، از فاصله ۱۸۰ دقیقه‌ای ساعت ۹ تا ۱۲، فقط ۱۰۵ دقیقه صرف گزارش شده است. از آنجا که گزارش در مجموع به ۱۹۵ دقیقه زمان نیاز دارد، هنوز ۹۰ دقیقه از کار باقی مانده است.
این ۹۰ دقیقه از سه بخش به وجود آمده است: ۳۰ دقیقه شروع دیرهنگام، ۳۰ دقیقه کار فوری و ۳۰ دقیقه اختلاف میان زمان تخمینی و زمان واقعی گزارش. استراحت صبح از ابتدا در برنامه بوده و بخشی از عقب‌افتادگی محسوب نمیشود.
ابتدا ظرفیت واقعی بعدازظهر را حساب کنیم
از ساعت ۱۲ تا ۱۷، ۳۰۰ دقیقه باقی مانده است. با کم‌کردن ۳۰ دقیقه ناهار، ۴۵ دقیقه جلسه و ۱۵ دقیقه استراحت عصر، ۲۱۰ دقیقه برای انجام کارها و زمان جبرانی باقی می‌ماند. برنامه اولیه بعدازظهر نیز شامل ۱۸۰ دقیقه کار و ۳۰ دقیقه زمان جبرانی بوده است.
| کار و مدت اولیه | تصمیم تازه | زمان امروز |
|---|---|---|
| اسلایدهای جلسه هفته بعد؛ ۴۵ دقیقه | انتقال به یک بازه آزاد فردا، پس از بررسی ظرفیت برنامه فردا | صفر |
| پیام‌ها و هماهنگی‌های لازم؛ ۳۰ دقیقه | انجام امروز | ۳۰ دقیقه |
| پیش‌نویس داخلی پیشنهاد؛ ۴۵ دقیقه | نوشتن متن اصلی و انتقال ۱۵ دقیقه صفحه‌آرایی اختیاری به زمان دیگری | ۳۰ دقیقه |
| ارسال فاکتور؛ ۳۰ دقیقه | انجام تا پیش از موعد ساعت ۱۶ | ۳۰ دقیقه |
| ارسال مدارک؛ ۱۵ دقیقه | انجام تا پیش از موعد ساعت ۱۶:۳۰ | ۱۵ دقیقه |
| مرور روز؛ ۱۵ دقیقه | ۵ دقیقه برای تنظیم برنامه در ظهر و ۱۰ دقیقه برای مرور پایان روز | ۱۵ دقیقه |
پس از این تصمیم‌ها، ۱۲۰ دقیقه از کارهای برنامه اولیه بعدازظهر برای امروز باقی می‌ماند. با اضافه‌شدن ۹۰ دقیقه باقیمانده گزارش، مجموع کارها به ۲۱۰ دقیقه می‌رسد و در ظرفیت واقعی بعدازظهر جا می‌گیرد.
زمان لازم برای ادامه گزارش از سه بخش تأمین شده است: ۳۰ دقیقه زمان جبرانی، ۴۵ دقیقه انتقال اسلایدها و ۱۵ دقیقه کاهش حجم کار مربوط به پیشنهاد؛ در مجموع ۹۰ دقیقه.
برنامه اصلاح‌شده از ظهر تا پایان کار
| زمان | فعالیت | خروجی یا دلیل |
|---|---|---|
| ۱۲:۰۰ تا ۱۲:۰۵ | تنظیم دوباره برنامه | ثبت تصمیم‌های جدول بالا و زمان اجرای آنها |
| ۱۲:۰۵ تا ۱۲:۳۵ | ناهار | توقف کار و حفظ ۳۰ دقیقه زمان غذا |
| ۱۲:۳۵ تا ۱۳:۴۵ | ادامه گزارش؛ ۷۰ دقیقه | تکمیل بخش‌های باقیمانده و بررسی اطلاعات |
| ۱۳:۴۵ تا ۱۴:۰۰ | استراحت | فاصله‌گرفتن از کار پیش از جلسه |
| ۱۴:۰۰ تا ۱۴:۴۵ | جلسه | شرکت در جلسه‌ای با زمان ثابت |
| ۱۴:۴۵ تا ۱۵:۰۵ | نهایی‌کردن و ارسال گزارش؛ ۲۰ دقیقه | تکمیل ۹۰ دقیقه باقیمانده و ارسال گزارش پیش از موعد |
| ۱۵:۰۵ تا ۱۵:۳۵ | ارسال فاکتور | ارسال تا پیش از ساعت ۱۶ |
| ۱۵:۳۵ تا ۱۵:۵۰ | ارسال مدارک | ارسال تا پیش از ساعت ۱۶:۳۰ |
| ۱۵:۵۰ تا ۱۶:۲۰ | پیام‌ها و هماهنگی‌ها | رسیدگی به مواردی که باید امروز انجام شوند |
| ۱۶:۲۰ تا ۱۶:۵۰ | نوشتن متن اصلی پیشنهاد | تهیه پیش‌نویس داخلی بدون صفحه‌آرایی اختیاری |
| ۱۶:۵۰ تا ۱۷:۰۰ | مرور روز | ثبت زمان واقعی کارها و تأیید جای اسلایدها در برنامه فردا |
ناهار، استراحت، جلسه و پایان ساعت کاری حفظ شده‌اند، اما زمان جبرانی بعدازظهر کاملاً به کارهای باقیمانده اختصاص یافته است. این برنامه دیگر ظرفیتی برای اتفاق تازه ندارد. اگر کار دیگری پیش بیاید، نیلوفر باید دوباره یکی از کارهای قابل‌انتقال، مانند پیش‌نویس داخلی پیشنهاد، را بررسی کند. اگر این تغییر بر تعهدی اثر می‌گذارد، باید پیش از رسیدن موعد با فرد مربوط هماهنگ کند.
در این مثال، هر سه علت عقب‌افتادگی راه‌حل یکسانی ندارند. برای دفعه بعد، نیلوفر باید علت شروع دیرهنگام را پیدا کند، برای کارهای فوری احتمالی مقداری زمان جبرانی در نظر بگیرد و مدت گزارش مشابه را با توجه به زمان واقعی این گزارش تخمین بزند. عدد ۱۹۵ دقیقه مربوط به همین گزارش و شرایط انجام آن است و نباید به همه گزارش‌ها تعمیم داده شود.
چطور کارهای عقب‌افتاده را روی فردا انباشته نکنیم؟
پیش از انتقال یک کار، برنامه روزی را که می‌خواهید کار را به آن منتقل کنید بررسی کنید. اگر فردا در مجموع ۱۲۰ دقیقه برای کارهای انتخابی ظرفیت دارید و از قبل ۱۲۰ دقیقه کار برای آن روز در نظر گرفته‌اید، اضافه‌کردن ۴۵ دقیقه آماده‌سازی اسلایدها مشکل را حل نمی‌کند؛ فقط برنامه فردا را بیش از ظرفیت آن پر می‌کند. در این شرایط باید برای کار تازه جا باز کنید، خروجی آن را کوچک‌تر کنید یا زمان دیگری را برای انجامش در نظر بگیرید.
- فقط بخش باقیمانده را منتقل کنید. اگر نیمی از کار انجام شده است، عنوان و مدت ادامه آن را بر اساس همان بخش ناتمام بنویسید؛ نه بر اساس کل کار اولیه.
- برای دریافت اطلاعات یا تأیید، زمان پیگیری مشخص کنید. تا زمانی که اطلاعات لازم نرسیده است، هر روز برای اجرای کامل کار زمان کنار نگذارید. ابتدا پیگیری را ثبت کنید و پس از دریافت پاسخ، برای ادامه کار زمان تعیین کنید.
- کار بدون موعد نزدیک را در فهرست نگه دارید. در مرور بعدی درباره زمان اجرای آن تصمیم بگیرید. هر کاری که در فهرست ثبت شده است، لازم نیست در تقویم فردا قرار بگیرد.
- انتقال تکراری را نشانه نیاز به بررسی بدانید. اگر کاری چند بار جابه‌جا شده است، ضرورت آن، قدم اول، اندازه خروجی و مانع انجامش را دوباره بررسی کنید؛ صرفاً تاریخ تازه‌ای برای آن تعیین نکنید.
برای کارهایی که باید میان چند روز تقسیم شوند، نمونه برنامه هفتگی و روش تنظیم آن کمک می‌کند ظرفیت روزهای آینده را کنار هم ببینید و کارهای منتقل‌شده را در زمان مناسب قرار دهید.
چه چیزی ثبت کنیم تا تخمین‌های بعدی بهتر شوند؟
لازم نیست برای تمام دقایق روز گزارش بنویسید. یک یادداشت کوتاه درباره کارهایی که طبق برنامه پیش نرفته‌اند یا زمان واقعی انجامشان با تخمین اولیه تفاوت زیادی داشته است، کافی است. جدول زیر نمونه‌ای از ثبت نتیجه گزارش نیلوفر است:
| مورد | یادداشت نمونه |
|---|---|
| نتیجه کار | گزارش ساعت ۱۵:۰۵ نهایی و ارسال شد. |
| زمان تخمینی و واقعی انجام کار | تخمین اولیه: ۱۶۵ دقیقه؛ زمان واقعی صرفشده روی گزارش: ۱۹۵ دقیقه |
| علت تفاوت با برنامه | ۳۰ دقیقه شروع دیرهنگام، ۳۰ دقیقه کار فوری پیش‌بینی‌نشده و ۳۰ دقیقه اختلاف میان زمان تخمینی و زمان واقعی گزارش |
| اصلاح دفعه بعد | زمان بررسی اعداد را در تخمین گزارش‌های مشابه لحاظ کنم؛ علت شروع دیرهنگام و تکرار کارهای فوری را نیز جداگانه بررسی کنم. |
فراتحلیل هارکین و همکاران که ۱۳۸ مطالعه آزمایشی را بررسی کرده است، نشان داد مداخله‌هایی که دفعات پیگیری پیشرفت را افزایش می‌دادند، به‌طور متوسط به دستیابی به هدف کمک می‌کردند. اثر این مداخله‌ها زمانی بیشتر بود که نتیجه پیشرفت ثبت می‌شد یا در اختیار دیگران قرار می‌گرفت. این پژوهش از فایده پیگیری پیشرفت پشتیبانی می‌کند، اما بهبود تخمین زمان، تعداد ستون‌های جدول یا زمان مشخصی برای مرور روزانه را مستقیماً بررسی نکرده است. [۲]
پس از چند روز، به‌دنبال الگوها بگردید: کدام کارها مرتب بیشتر از تخمین اولیه زمان می‌خواهند؟ پیام‌ها، تماس‌ها یا کارهای پیش‌بینی‌نشده معمولاً چه زمانی رخ می‌دهند؟ کدام بازه‌ها به‌دلیل خستگی یا مسئولیت‌های دیگر عملاً قابل استفاده نیستند؟ در برنامه بعدی فقط یک اصلاح مشخص انجام دهید و نتیجه آن را بررسی کنید. هدف از ثبت این اطلاعات، بهترشدن تصمیم‌ها و تخمین‌های بعدی است.
اصلاح برنامه در پروپلنر
پس از تصمیم‌گیری درباره کارهای ناتمام، می‌توانید برنامه اصلاح‌شده را در تقویم و لیست کارهای پروپلنر ثبت کنید:
- بخش باقیمانده کار را روشن کنید. عنوانی مانند «ادامه گزارش» را دقیق‌تر بنویسید؛ مثلاً «بررسی دو جدول و ارسال گزارش».
- زمان اجرای کار را ویرایش کنید. برای کاری که قرار است امروز انجام شود، تاریخ، زمان شروع و زمان پایان برنامه زمان‌دار را با ظرفیت باقیمانده روز هماهنگ کنید.
- خروجی کوچک‌تر را ثبت کنید. اگر تصمیم گرفته‌اید فقط بخشی از کار را انجام دهید، همان بخش را در عنوان یا توضیحات برنامه مشخص کنید.
- پیش از انتقال کار، ظرفیت روز جدید را بررسی کنید. فقط زمانی کار را به روز دیگری منتقل کنید که در برنامه آن روز جا داشته باشد. کارهایی را که هنوز برای اجرای آنها تصمیم نگرفته‌اید، در لیست کارها نگه دارید.
- در پایان، نتیجه را کوتاه ثبت کنید. بنویسید چه چیزی تمام شد، چه بخشی باقی ماند و تخمین کار مشابه در دفعه بعد به چه تغییری نیاز دارد.
برای آشنایی با ثبت بازه‌های زمانی، راهنمای ثبت برنامه زمان‌دار در پروپلنر را ببینید. پیش از جابه‌جاکردن ساعت‌ها، درباره اهمیت کار، حجم بخش باقیمانده و هماهنگی‌های لازم با دیگران تصمیم بگیرید.
جمع‌بندی و چک‌لیست اصلاح برنامه روزانه
وقتی برنامه روزانه طبق انتظار پیش نمی‌رود، ابتدا اختلاف میان برنامه و آنچه واقعاً اتفاق افتاده است را مشخص کنید. برنامه‌ای که بیش از ظرفیت روز پر شده، کاری که دیر شروع شده و کاری که ادامه آن به دریافت اطلاعات یا تأیید شخص دیگری نیاز دارد، به تصمیم‌های متفاوتی نیاز دارند. با چک‌لیست زیر، ادامه روز را دوباره بررسی کنید:
- بخش ناتمام کار و زمان تقریبی لازم برای انجام آن را نوشته‌ام.
- مهلت واقعی تحویل را از زمانی که ترجیح می‌دهم کار را انجام دهم، جدا کردهام.
- ظرفیت باقیمانده روز را با حفظ زمان غذا، استراحت، رفت‌وآمد و قرارهای ثابت محاسبه کردهام.
- برای هر کار، یکی از تصمیم‌های انجام، کوچککردن، جابهجایی، هماهنگی یا حذف را گرفته‌ام.
- بررسی کردهام که کار منتقل‌شده در برنامه روز جدید جا داشته باشد.
- اگر تغییر برنامه بر تعهد شخص دیگری اثر می‌گذارد، آن را با فرد مربوط هماهنگ کردهام.
- اولین اقدام برنامه اصلاح‌شده روشن است و می‌دانم در پایان روز چه چیزی را ثبت و بررسی کنم.
لازم نیست برای شروع اصلاح، تمام فهرست را دوباره بنویسید. همین حالا یک کار عقب‌افتاده را انتخاب کنید، بخش باقیمانده و مانع انجام آن را مشخص کنید و برای ادامه‌اش تصمیمی بگیرید که با زمان واقعی شما هماهنگ باشد.
برای ادامه امروز یک برنامه قابل اجرا بسازید
یک کار ناتمام را انتخاب کنید، قسمت‌های باقی‌مانده‌اش را مشخص کنید و در تقویم پروپلنر برای انجام آن زمان کنار بگذارید.
پرسش‌های متداول
وقتی از برنامه روزانه عقب افتادم، از کجا شروع کنم؟
بخش باقیمانده کار، زمان تقریبی لازم و مهلت واقعی آن را بنویسید. سپس ظرفیت باقیمانده روز را با حفظ غذا، استراحت و قرارها حساب کنید و برای هر کار تصمیم انجام، کوچککردن، جابهجایی، هماهنگی یا حذف بگیرید.
آیا باید همه کارهای عقب‌افتاده را به فردا منتقل کنم؟
ابتدا ظرفیت فردا را بررسی کنید. فقط کاری را منتقل کنید که هنوز لازم است و در زمان موجود جا می‌گیرد. برای کار بدون موعد نزدیک می‌توانید در مرور بعدی تصمیم بگیرید. اگر ادامه کاری به دریافت اطلاعات یا تأیید شخص دیگری نیاز دارد، زمان مشخصی برای پیگیری آن در نظر بگیرید.
چطور بفهمم تخمین زمان اشتباه بوده یا دیر شروع کردهام؟
ساعت شروع واقعی، زمان صرفشده روی کار و مدت وقفهها را جدا ثبت کنید. اگر کار همان مدت تخمینی طول کشیده ولی دیر شروع شده، مانع شروع را بررسی کنید. اگر بدون وقفه بیشتر طول کشیده، تخمین یا اندازه خروجی به اصلاح نیاز دارد.
اگر یک کار چند روز پشت سر هم عقب بیفتد چه کنم؟
ضرورت کار، مهلت، قدم اول و مانع آن را دوباره بررسی کنید. ممکن است لازم باشد خروجی کوچک‌تر شود، اطلاعاتی را پیگیری کنید یا کاری را که دیگر کاربرد ندارد حذف کنید. تغییر دوباره تاریخ بدون تغییر شرایط، تصمیم کافی نیست.
اگر زمان جبرانی تمام شده و موعد قابل تغییر نباشد چه کنم؟
کارهای کماولویتتر را دوباره بررسی کنید و در صورت امکان آنها را منتقل کنید. اگر کار لازم همچنان در ظرفیت باقیمانده جا نمیشود، زودتر با فرد مربوط درباره دریافت کمک، تحویل مرحلهای یا کوچکترکردن خروجی موردانتظار هماهنگ کنید. زمانبندی بهتنهایی نمیتواند کمبود ظرفیت را برطرف کند.
آیا برای اصلاح برنامه باید هر بار تمام روز را از نو بنویسم؟
فقط بخش باقیماندهای را تغییر دهید که از اتفاق تازه تأثیر گرفته است. جلسهها و قرارهای مشخص را نگه دارید و درباره کارهای قابل جابهجایی تصمیم بگیرید. پس از روشنشدن اقدام بعدی، اجرای برنامه را ادامه دهید.
منابع و مطالعه بیشتر
-
خطای برنامه‌ریزی: چرا زمان انجام کارها را کمتر از واقعیت تخمین می‌زنیم؟
— Journal of Personality and Social Psychology — APA
پژوهش بوهلر، گریفین و راس (۱۹۹۴) درباره خوش‌بینی در پیش‌بینی زمان پایان کار و نقش توجه به تجربه‌های مشابه گذشته. این پژوهش درصد ثابتی برای افزودن به همه تخمین‌ها پیشنهاد نمی‌کند.
-
آیا پیگیری پیشرفت به دستیابی به هدف کمک می‌کند؟ فراتحلیل مطالعات آزمایشی
— Psychological Bulletin — APA
فراتحلیل هارکین و همکاران (۲۰۱۶) بر ۱۳۸ مطالعه آزمایشی درباره اثر افزایش پیگیری پیشرفت بر دستیابی به هدف. پشتوانه اصل ثبت و مرور پیشرفت است؛ جدول یا مدت مرور روزانه این مقاله را مستقیماً آزمایش نکرده است.