تقسیم پروژه به کارهای کوچک؛ چطور از هدف به اقدام بعدی برسیم؟

ماه‌هاست که «آماده‌کردن یک دوره آموزشی» در فهرست کارهای سارا مانده است. هر هفته به آن نگاه می‌کند و تصمیم می‌گیرد شروعش کند، اما در نهایت انجام آن را به هفته بعد موکول می‌کند.

یکی از دلایل این تعویق می‌تواند مشخص‌نبودن نقطه شروع باشد. سارا می‌داند می‌خواهد یک دوره آموزشی آماده کند، اما هنوز نمی‌داند برای رسیدن به این نتیجه دقیقاً باید از کجا شروع کند.

مثلاً اولین کار می‌تواند به همین سادگی باشد: «فردا از ساعت ۹ تا ۹:۴۵، هشت موضوع پیشنهادی دوره را در سند طرح درس فهرست کنم.»

تقسیم پروژه به کارهای کوچک کمک می‌کند یک پروژه بزرگ و چندمرحله‌ای را به مجموعه‌ای از کارهای مشخص تبدیل کنید. ابتدا معلوم می‌کنید برای تکمیل پروژه چه بخش‌هایی باید آماده شوند؛ سپس بخشی را که می‌خواهید زودتر پیش ببرید به کارهای کوچک‌تر تقسیم می‌کنید. به این ترتیب، به‌جای روبه‌روشدن با یک پروژه بزرگ و مبهم، می‌دانید کار بعدی چیست.

در این مقاله یاد می‌گیرید چگونه یک پروژه بزرگ را در چهار قدم به کارهای کوچک‌تر تقسیم کنید، زمان موردنیاز آن را تخمین بزنید و برای شروع برنامه‌ای واقع‌بینانه داشته باشید. همچنین با یک مثال کامل و سه پرسش ساده بررسی می‌کنیم که آیا اولین کار به‌اندازه کافی روشن است یا نه.

روش‌ها و زمان‌های پیشنهادی این راهنما انعطاف‌پذیرند و می‌توانید آن‌ها را متناسب با نوع پروژه، تجربه و زمان در دسترس خود تغییر دهید.

تفاوت هدف، پروژه، بخش اصلی پروژه و اولین کار چیست؟

پیش از تقسیم پروژه، بهتر است چهار مفهوم را از یکدیگر جدا کنیم: هدف، پروژه، بخش اصلی پروژه و کار بعدی.

این مفاهیم به هم مرتبط‌اند، اما هرکدام به پرسش متفاوتی پاسخ می‌دهند.

در مدیریت پروژه، به نتیجه قابل بررسی هر بخش «خروجی میانی» نیز گفته می‌شود. در ادامه مقاله، برای ساده‌ترشدن متن از عبارت «بخش اصلی پروژه» استفاده می‌کنیم.

در این مقاله «کار» سطح جداگانه‌ای در مسیر تقسیم پروژه نیست. کار، عنوانی اجرایی است که در فهرست یا نرم‌افزار ثبت می‌کنید. اگر عنوان کار به‌اندازه کافی روشن باشد، همان کار می‌تواند کار بعدی شما باشد؛ اما عنوان مبهمی مانند «طراحی ساختار دوره» باید به کاری عینی‌تر تبدیل شود.

در ادامه از یک ساختار سه‌سطحی استفاده می‌کنیم: پروژه ← بخش اصلی پروژه ← کار مشخص. پس از آن، همین ساختار را با یک روش اجرایی چهارمرحله‌ای پیاده می‌کنیم. در پروپلنر می‌توانید کارهای لازم برای هر بخش را به‌صورت کارهای مرتبط با پروژه ثبت کنید.

نکته اصلی این است که برای اجرای پروژه باید بدانید نزدیک‌ترین کار مشخص چیست. صرف ثبت عنوان پروژه در فهرست کارها، مسیر انجام آن را روشن نمی‌کند.

این تفکیک با تمایزی که دیوید آلن در روش GTD میان پروژه چندمرحله‌ای و «اقدام بعدی» عینی مطرح می‌کند هم‌راستاست؛ بااین‌حال، روش چهارمرحله‌ای و «تست شروع» این مقاله، قالب پیشنهادی خود این راهنما هستند. [۴]

اگر درباره محل ثبت این فعالیت‌ها در پروپلنر تردید دارید، راهنمای تفاوت برنامه زمان‌دار، لیست کارها و عادت را بخوانید.

در این مقاله تمرکز ما روی محل ثبت فعالیت‌ها نیست؛ می‌خواهیم یاد بگیریم چگونه بخش‌های یک پروژه را مشخص کنیم و بدانیم دقیقاً از کجا شروع کنیم.

چرا شروع پروژه‌های بزرگ دشوار می‌شود؟

گاهی پروژه‌ای برایمان مهم است، اما مدت‌ها پیش نمی‌رود. این اتفاق می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد؛ از کمبود زمان و منابع گرفته تا ابهام در مسیر انجام کار.

سه مشکل زیر به‌ویژه هنگام برنامه‌ریزی پروژه‌های شخصی رایج‌اند.

۱. نقطه پایان پروژه مشخص نیست

فرض کنید در فهرست خود نوشته‌اید «راه‌اندازی سایت شخصی».

اما این پروژه چه زمانی تمام می‌شود؟ وقتی دامنه ثبت شد؟ وقتی ظاهر سایت آماده شد؟ یا زمانی که اولین مطلب منتشر شد؟

اگر معیار پایان روشن نباشد، تشخیص میزان پیشرفت هم دشوار می‌شود.

بهتر است نتیجه را قابل مشاهده تعریف کنید؛ مثلاً:

«سایت شخصی با صفحه معرفی، نمونه‌کارها و اطلاعات تماس منتشر شده باشد.»

۲. کار بعدی مشخص نشده است

ممکن است بدانید پروژه چه نتیجه‌ای باید داشته باشد، اما هنوز ندانید برای رسیدن به آن از کجا شروع کنید.

عنوان «ساخت دوره آموزشی» به‌تنهایی نمی‌گوید اولین قدم چیست.

در مقابل، «نوشتن فهرست هشت موضوع احتمالی دوره» کاری مشخص است که می‌توانید آن را شروع و تکمیل کنید.

۳. کارها بیش از حد بزرگ یا مبهم‌اند

گاهی یک کار در برنامه ثبت شده، اما انجام آن به چند فعالیت مستقل نیاز دارد.

مثلاً برای رسیدن به نتیجه «متن درس اول آماده بازبینی باشد» شاید لازم باشد منابع را بررسی کنید، ساختار درس را بنویسید، متن اولیه را آماده کنید و آن را بازبینی کنید.

اگر همه این فعالیت‌ها را یک کار در نظر بگیرید، تخمین زمان و تشخیص نقطه شروع دشوارتر می‌شود.

تقسیم پروژه کمک می‌کند این مراحل را از یکدیگر جدا کنید، بدون آنکه مجبور باشید تمام جزئیات آینده را از همان ابتدا مشخص کنید.

البته هر پروژه ناتمام لزوماً مشکل تجزیه ندارد. اگر کارها روشن‌اند اما همچنان عقب می‌افتند، ممکن است لازم باشد اولویت‌ها، ظرفیت زمانی، وابستگی‌ها یا موانع اجرای برنامه را جداگانه بررسی کنید. برای تشخیص این تفاوت، راهنمای علت عقب‌افتادن کارها و اصلاح برنامه را ببینید.

مسیر تقسیم پروژه: از نتیجه نهایی تا اولین کار

برای تقسیم پروژه می‌توانیم از یک ساختار سه‌سطحی استفاده کنیم:

پروژه ← بخش اصلی پروژه ← کار مشخص

این ساختار کمک می‌کند هم تصویر کلی پروژه را حفظ کنید و هم بدانید برای پیشرفت آن چه کاری باید انجام دهید.

سطح اول: پروژه

پروژه باید نتیجه نهایی مشخصی داشته باشد.

مثال:

«آماده‌کردن و انتشار یک دوره آموزشی مقدماتی شامل چهار درس تا پایان آذر.»

در این تعریف، می‌دانیم چه چیزی قرار است آماده شود و چه زمانی انتظار داریم پروژه به پایان برسد.

سطح دوم: بخش اصلی پروژه

بخش اصلی پروژه بخشی قابل بررسی از نتیجه نهایی پروژه است.

برای دوره آموزشی، بخش‌های اصلی پروژه می‌توانند شامل این موارد باشند:

• طرح درس تأییدشده
• متن چهار درس آماده بازبینی نهایی
• چهار فایل صوتی ضبط و ویرایش‌شده
• صفحه دوره، درس‌های منتشرشده و ثبت‌نام فعال

هر بخش اصلی پروژه باید معیار پایان نسبتاً روشنی داشته باشد. مثلاً وقتی متن چهار درس آماده بازبینی نهایی است، می‌توان آن بخش را تکمیل‌شده در نظر گرفت.

سطح سوم: کار مشخص

نزدیک‌ترین بخش اصلی پروژه را به کارهایی تقسیم کنید که بتوان اجرای آن‌ها را آغاز کرد.

برای آماده‌کردن بخش «طرح درس تأییدشده»، کار بعدی می‌تواند این باشد:

«فردا ساعت ۹ تا ۹:۴۵، هشت موضوع پیشنهادی دوره را در یک سند بنویسم.»

تفاوت اصلی بخش اصلی پروژه و کار در این است که بخش اصلی پروژه مشخص می‌کند چه چیزی باید آماده شود؛ کار نشان می‌دهد برای رسیدن به آن چه کاری انجام می‌دهید.

این ساختار از نظر تمرکز بر تحویل‌دادنی‌ها و بخش‌های قابل مدیریت، به ساختار شکست کار یا WBS شباهت دارد. در روش این مقاله، جزئیات مراحل نزدیک را زودتر مشخص می‌کنیم و جزئیات مراحل دورتر را با پیشرفت پروژه تکمیل می‌کنیم. این راهنما نسخه‌ای ساده برای پروژه‌های شخصی است و جایگزین استانداردهای رسمی مدیریت پروژه نیست. [۵]

پژوهش باندورا و شانک در یک محیط یادگیری نشان داد هدف‌های نزدیک می‌توانند به تقویت پیشرفت، خودکارآمدی و علاقه به فعالیت کمک کنند. البته این یافته به معنای اثبات یک روش مشخص برای تقسیم تمام پروژه‌های شخصی نیست. [۱]

روش تقسیم پروژه به کارهای کوچک در چهار قدم

برای اجرای این روش، لازم نیست از ابتدا نرم‌افزار یا جدول پیچیده‌ای داشته باشید. یک صفحه کاغذ یا فهرست ساده هم کافی است.

قدم اول: نتیجه نهایی پروژه را تعریف کنید

ابتدا به این پرسش پاسخ دهید:

«از کجا بفهمم این پروژه تمام شده است؟»

پاسخ باید تا حد امکان روشن و قابل بررسی باشد.

• مبهم: «می‌خواهم یک دوره حرفه‌ای بسازم.»
• مشخص‌تر: «می‌خواهم تا پایان آذر، یک دوره مقدماتی شامل چهار درس و صفحه ثبت‌نام آماده کنم.»

در نمونه دوم، هم خروجی نهایی روشن‌تر است و هم می‌توان پیشرفت پروژه را بر اساس آن بررسی کرد.

اگر پروژه بسیار بزرگ است یا پایان مشخصی ندارد، یک مرحله محدودتر برای آن تعریف کنید. همچنین اگر مهلت پروژه از بیرون تعیین شده است، آن را ثبت کنید؛ اگر مهلت انتخابی خودتان است، فعلاً آن را یک فرض اولیه بدانید تا در قدم بعد بررسی کنید آیا زمان کافی برای رسیدن به آن دارید یا نه.

قدم دوم: بخش‌های اصلی پروژه و زمان موردنیاز را مشخص کنید

حالا به‌جای فهرست‌کردن تمام کارهایی که باید انجام دهید، از خودتان بپرسید:

«برای تکمیل این پروژه، چه چیزهایی باید آماده باشند؟»

برای دوره آموزشی سارا، چهار بخش اصلی پروژه در نظر می‌گیریم:

1. طرح درس تأییدشده
2. متن چهار درس آماده بازبینی نهایی
3. چهار فایل صوتی ضبط و ویرایش‌شده
4. صفحه دوره، درس‌های منتشرشده و ثبت‌نام فعال

برای شروع می‌توانید دو تا پنج بخش اصلی تعریف کنید. این تعداد صرفاً پیشنهادی برای ساده نگه‌داشتن برنامه است؛ پروژه‌های بزرگ‌تر ممکن است به بخش‌های بیشتری نیاز داشته باشند.

در کنار هر بخش، یک برآورد کلی بنویسید: مثلاً چند نشست، چند ساعت یا چند هفته. هدف این برآورد، برنامه‌ریزی دقیقه‌به‌دقیقه نیست؛ می‌خواهیم ببینیم مجموع تقریبی کار با مهلت و ظرفیت شما سازگار است یا نه.

این اعداد تعهد قطعی نیستند. اگر جمع برآوردها با زمان باقی‌مانده تا مهلت سازگار نیست، یکی از این تصمیم‌ها لازم است: کاهش دامنه، جابه‌جایی مهلت، افزایش منابع یا کنارگذاشتن کارهای کم‌اولویت دیگر.

پژوهش‌های مربوط به «خطای برنامه‌ریزی» نشان می‌دهند افراد اغلب زمان تکمیل کارهای خود را کمتر از واقع برآورد می‌کنند. شکستن پروژه به اجزا می‌تواند توجه به کارهای فراموش‌شده را بیشتر کند، اما تضمین نمی‌کند برآورد دقیق شود. بهتر است از تجربه پروژه‌های مشابه، زمان‌های واقعی گذشته و مقداری ظرفیت جبرانی نیز استفاده کنید. [۶][۷]

اگر فهرست بخش‌ها بسیار طولانی شد، موارد مرتبط را گروه‌بندی کنید یا پروژه را به چند مرحله مستقل تقسیم کنید.

قدم سوم: بخش نزدیک را به کارهای کوچک تقسیم کنید

لازم نیست همه بخش‌های پروژه را از همین ابتدا تا ریزترین سطح تقسیم کنید. برای نزدیک‌ترین بخش یا بخش‌هایی که قرار است به‌زودی روی آن‌ها کار کنید، کارهایی بنویسید که بتوانید آن‌ها را شروع کنید و پیشرفتشان را بسنجید.

برای مثال، «طرح درس تأییدشده» را می‌توان به این کارها تقسیم کرد:

• فهرست‌کردن هشت موضوع پیشنهادی
• انتخاب و مرتب‌کردن چهار سرفصل اصلی
• نوشتن توضیح کوتاه برای هر سرفصل
• بازبینی ترتیب سرفصل‌ها

برای شروع می‌توانید بازه‌هایی مانند ۲۵ تا ۹۰ دقیقه را امتحان کنید؛ اما مدت مناسب هر کار به نوع فعالیت، تجربه شما و شرایط انجام کار بستگی دارد.

اگر یک فعالیت به چند نشست نیاز دارد، برای نشست بعدی خروجی مشخصی تعریف کنید. لازم نیست همه کارها را به‌زور در یک بازه کوتاه تمام کنید.

پژوهش‌های نظریه هدف‌گذاری نیز بر اهمیت روشن‌بودن هدف‌ها و نقش عواملی مانند دشواری، بازخورد و شرایط اجرا تأکید دارند. بااین‌حال، نمی‌توان از این پژوهش‌ها مدت ثابتی برای هر کار استخراج کرد. [۲]

قدم چهارم: اولین کار را انتخاب و زمان‌بندی کنید

پس از تقسیم بخش نزدیک، لازم نیست تمام کارها را همین امروز وارد تقویم کنید.

ابتدا مشخص کنید کدام کار باید زودتر انجام شود و برای آن زمان یا موقعیت مناسبی کنار بگذارید.

در مثال سارا:

فردا، ساعت ۹ تا ۹:۴۵ — فهرست‌کردن هشت موضوع پیشنهادی دوره در سند طرح درس

بقیه کارها در فهرست پروژه باقی می‌مانند تا سارا در مرور پایان روز یا مرور هفتگی درباره زمان اجرای آن‌ها تصمیم بگیرد.

مشخص‌کردن زمان و موقعیت اجرا به ایده «قصد اجرایی» نزدیک است: به‌جای اینکه فقط بگویید کاری را انجام می‌دهید، روشن می‌کنید چه زمانی یا در چه موقعیتی کار خواهید کرد. پژوهش‌های این حوزه از نقش چنین برنامه‌های اگر–آنگاه در تبدیل قصد به عمل پشتیبانی می‌کنند؛ بااین‌حال، نوشتن زمان به‌تنهایی موانع واقعی مانند کمبود ظرفیت یا وابستگی به دیگران را برطرف نمی‌کند. [۸]

اگر برای تبدیل کار بعدی به یک بازه قابل اجرا نیاز به راهنمای بیشتری دارید، مقاله زمان‌بندی بلوکی چیست و چگونه آن را اجرا کنیم؟ را بخوانید.

نتیجه این چهار قدم فقط یک فهرست مرتب نیست؛ یک کار روشن است که می‌دانید چه نتیجه‌ای دارد، از کجا شروع می‌شود و چه زمانی می‌خواهید آن را انجام دهید.

تست شروع: آیا کاری که انتخاب کرده‌اید آماده انجام است؟

گاهی حتی پس از تقسیم پروژه، شروع‌کردن یکی از کارها دشوار است.

برای بررسی این وضعیت، می‌توانید از یک آزمون ساده سه‌سؤالی استفاده کنید که در این راهنما آن را «تست شروع» می‌نامیم.

این آزمون یک ابزار عملی پیشنهادی برای شفاف‌کردن کارهاست، نه آزمونی علمی و استانداردشده.

۱. آیا می‌دانم در این نوبت چه مقدار از کار را انجام می‌دهم؟

لازم نیست تمام کار در یک نشست پایان یابد؛ اما بهتر است بتوانید برای همان نشست، نقطه پایان روشنی تعیین کنید.

مثلاً به‌جای «آماده‌کردن محتوای دوره»، بنویسید:

«نوشتن پیش‌نویس بخش اول درس.»

۲. آیا خروجی این کار را می‌توانم در یک جمله توضیح دهم؟

عبارت «کار روی دوره» مشخص نمی‌کند چه چیزی قرار است به دست آید.

اما «هشت موضوع پیشنهادی در سند ثبت شده‌اند» خروجی قابل بررسی دارد.

اگر نتیجه کار مبهم است، آن را روشن‌تر تعریف کنید.

۳. آیا می‌دانم اولین قدم عملی چیست؟

آیا می‌دانید پس از نشستن پشت میز، چه کاری باید انجام دهید؟

مثلاً:

«سند طرح درس را باز کنم و اولین موضوع پیشنهادی را بنویسم.»

اگر هنوز نمی‌دانید از کجا شروع کنید، اولین قدم را جداگانه مشخص کنید.

نتیجه تست شروع: اگر پاسخ یکی از پرسش‌ها روشن نیست، احتمالاً لازم است کار را دقیق‌تر تعریف کنید، بخشی از آن را جدا کنید یا اطلاعات لازم برای شروع را فراهم کنید.

هدف این آزمون، کوچک‌کردن بی‌پایان کارها نیست؛ هدف این است که برای شروع، ابهام کمتری داشته باشید.

تا کجا باید پروژه را به کارهای کوچک تقسیم کنیم؟

تقسیم پروژه همیشه مفید نیست؛ به‌ویژه وقتی آن‌قدر وارد جزئیات می‌شویم که مدیریت فهرست کارها از انجام خود کار زمان بیشتری می‌گیرد.

فرض کنید برای نوشتن یک پاراگراف، چندین کار جداگانه تعریف کنید: بازکردن سند، نوشتن جمله اول، بررسی جمله دوم و ذخیره فایل.

اگر انجام این مراحل برای شما ساده است، ثبت جداگانه آن‌ها احتمالاً ضرورتی ندارد.

قاعده عملی این است:

تا جایی پروژه را تقسیم کنید که کار بعدی روشن و قابل شروع شود، نه بیشتر.

لازم نیست از روز اول تمام کارهای چند ماه آینده را بدانید. هرچه پروژه پیش می‌رود، اطلاعات تازه‌ای به دست می‌آورید که ممکن است برنامه مراحل بعدی را تغییر دهد.

بنابراین جزئیات بخش‌های نزدیک را روشن‌تر برنامه‌ریزی کنید و مراحل دورتر را تا زمان مناسب در سطح بخش اصلی و برآورد کلی نگه دارید. در این مقاله، جزئیات مراحل نزدیک را زودتر مشخص می‌کنیم و جزئیات مراحل دورتر را با پیشرفت پروژه تکمیل می‌کنیم. این تقسیم‌بندی از نظر تمرکز بر بخش‌های قابل بررسی، به ساختار شکست کار شباهت دارد. [۵]

این رویکرد با ایده «بردهای کوچک» در مقاله ویک نیز ارتباط مفهومی دارد: مسائل بزرگ را می‌توان با تمرکز بر نتایج محدودتر و قابل دستیابی، مدیریت‌پذیرتر کرد. البته آن مقاله دستورالعملی برای تعیین اندازه کارهای نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ارائه نمی‌کند. [۳]

مثال کامل: تقسیم پروژه آماده‌کردن یک دوره آموزشی

حالا روش چهارمرحله‌ای را روی مثال سارا اجرا کنیم.

سارا می‌خواهد تا پایان آذر یک دوره آموزشی مقدماتی شامل چهار درس آماده و منتشر کند. پیش‌تر فقط عنوان «ساخت دوره آموزشی» را در فهرست کارهایش داشت. این بار تصمیم می‌گیرد خروجی نهایی و مسیر نزدیک رسیدن به آن را روشن کند.

قدم اول: تعریف نتیجه نهایی

تعریف نهایی پروژه سارا این است:

«تا پایان آذر، دوره مقدماتی شامل چهار درس منتشر شده باشد و چهار درس در صفحه دوره منتشر شده باشند و ثبت‌نام فعال باشد.»

این تعریف هنوز موفقیت آموزشی یا فروش دوره را تضمین نمی‌کند؛ فقط معیار پایان این پروژه را مشخص می‌کند.

قدم دوم: مشخص‌کردن بخش‌های پروژه و زمان موردنیاز

سارا این برآوردها را با زمان باقی‌مانده و ظرفیت هفتگی خود مقایسه می‌کند. اگر تا پایان آذر چهار هفته باقی مانده باشد و او بتواند هفته‌ای شش ساعت روی پروژه کار کند، در مجموع فقط ۲۴ ساعت زمان در اختیار دارد؛ درحالی‌که پروژه حدود ۳۶ تا ۵۰ ساعت کار نیاز دارد.

بنابراین تکمیل تمام بخش‌های پروژه تا پایان آذر، با ظرفیت فعلی او واقع‌بینانه نیست. سارا می‌تواند دامنه پروژه را کاهش دهد، بخشی از کار را واگذار کند، زمان بیشتری در هفته آزاد کند یا تاریخ پایان را تغییر دهد.

در این مثال، او تاریخ پایان را شش هفته عقب می‌برد. به این ترتیب، در مجموع ده هفته و حدود ۶۰ ساعت برای پروژه وقت خواهد داشت. این ظرفیت ده ساعت بیشتر از سقف برآورد اولیه است و می‌تواند بخشی از اصلاحات، تأخیرها و کارهای پیش‌بینی‌نشده را پوشش دهد.

این محاسبه همچنان تقریبی است. سارا باید زمان واقعی انجام کارها را در طول پروژه ثبت کند و در صورت نیاز، دامنه یا برنامه خود را دوباره تنظیم کند.

قدم سوم: تقسیم اولین بخش پروژه به کارهای کوچک

سارا فعلاً فقط اولین بخش، یعنی «طرح درس تأییدشده»، را به کارهای جزئی تقسیم می‌کند:

این زمان‌ها تخمین‌های اولیه سارا هستند و ممکن است هنگام اجرا تغییر کنند. برای بخش‌های دورتر، فعلاً همان معیار تکمیل و برآورد کلی کافی است.

قدم چهارم: انتخاب اولین کار و زمان‌بندی آن

سارا اولین کار را با تست شروع بررسی می‌کند:

• می‌داند در این نوبت چه مقدار از کار را انجام می‌دهد: در ۴۵ دقیقه، هشت موضوع پیشنهادی را در سند طرح درس ثبت می‌کند.
• نتیجه آن روشن است: هشت موضوع در سند ثبت شده‌اند.
• اولین قدم مشخص است: بازکردن سند و نوشتن موضوع اول.

سپس آن را برای فردا زمان‌بندی می‌کند:

۹:۰۰ تا ۹:۴۵ — فهرست‌کردن هشت موضوع پیشنهادی دوره

بقیه کارها در فهرست پروژه باقی می‌مانند. پس از انجام اولین کار، سارا کار بعدی را انتخاب می‌کند و بر اساس زمان واقعی، تخمین‌هایش را اصلاح می‌کند.

به این ترتیب، پروژه‌ای که پیش‌تر فقط یک عنوان کلی بود، حالا نتیجه نهایی، بخش‌های قابل بررسی، برآورد سطح‌بالا و یک کار بعدی روشن دارد.

چطور کارهای پروژه را در برنامه هفتگی قرار دهیم؟

داشتن فهرست کارها کافی نیست. باید مشخص کنید برای پیشبرد پروژه چه زمانی در اختیار دارید.

ابتدا برنامه هفتگی خود را بررسی کنید؛ جلسه‌ها، کلاس‌ها، مسئولیت‌های ثابت و سایر کارهای ضروری را در نظر بگیرید.

سپس بر اساس ظرفیت باقی‌مانده، چند کار پروژه را برای هفته جاری انتخاب کنید.

برای مثال، برنامه سارا می‌تواند چنین باشد:

این جدول فقط یکی از حالت‌های ممکن است. لازم نیست هر روز روی پروژه کار کنید یا تعداد کارهای روزانه را همیشه ثابت نگه دارید.

اگر ظرفیت کافی دارید، می‌توانید چند کار مرتبط را در یک روز انجام دهید. اگر هفته شلوغ است، پیشبرد یک کار مهم هم می‌تواند انتخاب مناسبی باشد.

همچنین لازم نیست تمام بخش‌های اصلی پروژه کاملاً پشت سر هم انجام شوند. بعضی مراحل وابسته‌اند، اما بعضی فعالیت‌ها را می‌توان هم‌زمان پیش برد. پیش از هم‌زمان‌کردن کارها، بررسی کنید آیا منابع، اطلاعات یا تأیید نتیجه بخش قبلی برای شروع مرحله بعد لازم است یا نه.

برای تنظیم چارچوب هفتگی، راهنمای نمونه برنامه هفتگی و روش تنظیم آن را ببینید.

در پایان هفته نیز پیشرفت پروژه را مرور کنید: کدام کارها انجام شدند، زمان واقعی با تخمین چه تفاوتی داشت، چه چیزی باقی مانده است و آیا برای هفته بعد باید دامنه، زمان یا اولویت را تغییر دهید؟ راهنمای مرور هفتگی؛ هفته را ببندید و برای هفته بعد آماده شوید این بررسی را مرحله‌به‌مرحله توضیح می‌دهد.

چطور پروژه را در پروپلنر پیگیری کنیم؟

برای مدیریت پروژه در پروپلنر، تصویر کلی پروژه را از کارهای قابل انجام و برنامه‌های زمان‌دار جدا نگه دارید.

منطق پیشنهادی به این صورت است:

1. پروژه را ثبت کنید. برای مثال، «آماده‌کردن دوره آموزشی مقدماتی». نتیجه مورد انتظار و زمان هدف را در اطلاعات پروژه مشخص کنید.
2. بخش‌های اصلی پروژه و برآورد اولیه را بنویسید. اگر بخش جداگانه‌ای برای این موارد ندارید، آن‌ها را در توضیح پروژه یا عنوان کارهای اصلی نگه دارید.
3. بخش نزدیک را به کارهای مشخص تبدیل کنید. برای اولین بخش، چند کار مشخص و مرتبط با پروژه بنویسید؛ لازم نیست جزئیات تمام مراحل دور را وارد کنید.
4. کار بعدی را روشن کنید. عنوان، نتیجه مورد انتظار و اولین قدم آن را طوری بنویسید که شروعش مبهم نباشد.
5. برای کار بعدی زمان کنار بگذارید. مثلاً در بخش برنامه‌ها، بازه ۹ تا ۹:۴۵ را به فهرست‌کردن موضوع‌های دوره اختصاص دهید.
6. پس از اجرا، وضعیت را به‌روزرسانی کنید. کار انجام‌شده را مشخص کنید و اگر لازم است، زمان واقعی یا علت تفاوت با برنامه را در یادداشت نگه دارید.
7. پیشرفت و واقع‌بینانه‌بودن تاریخ پایان را مرور کنید. در پایان هفته، بخش‌های تکمیل‌شده، کارهای باقی‌مانده و برآورد به‌روز پروژه را بررسی کنید.

لازم نیست تمام کارهای پروژه را از ابتدا در تقویم قرار دهید. کارها را در فهرست پروژه نگه دارید و فقط برای فعالیت‌هایی که زمان اجرای آن‌ها مشخص شده، برنامه زمان‌دار بسازید.

برای آشنایی با ابزارهای موجود، صفحه امکانات پروپلنر را ببینید.

۸ اشتباه رایج در تقسیم پروژه به کارهای کوچک

۱. ثبت پروژه بزرگ به‌عنوان یک کار ساده

عبارتی مانند «راه‌اندازی سایت» ممکن است چندین بخش و فعالیت مستقل داشته باشد. به‌جای انتظار برای تکمیل یکباره آن، بخش‌های اصلی و نزدیک‌ترین کار را مشخص کنید.

۲. تعریف‌نکردن نقطه پایان

اگر ندانید پروژه چه زمانی تمام می‌شود، بررسی پیشرفت آن هم دشوار خواهد بود. از ابتدا معیار پایان را تا حد امکان روشن تعریف کنید.

۳. تقسیم بیش از حد کارها

هر فعالیت ساده‌ای به چندین ریزکار نیاز ندارد. فقط زمانی آن را بیشتر تقسیم کنید که این کار به شفاف‌شدن مسیر اجرا کمک کند.

۴. نادیده‌گرفتن بخش‌های اصلی پروژه

اگر مستقیماً از یک پروژه بزرگ به فهرستی طولانی از کارها برسید، ممکن است ارتباط میان فعالیت‌ها و نتیجه نهایی را گم کنید. بخش‌های اصلی پروژه کمک می‌کنند کارهای مرتبط را کنار هم ببینید.

۵. اشتباه‌گرفتن نتیجه مورد انتظار با کاری که باید انجام شود

«طرح درس تأیید شده باشد» یک نتیجه مورد انتظار است. «نوشتن هشت موضوع پیشنهادی» کاری است که برای رسیدن به آن انجام می‌دهید. این دو را از یکدیگر جدا نگه دارید.

۶. برنامه‌ریزی بیش از حد برای آینده

لازم نیست تمام جزئیات پروژه چندماهه را در روز اول تعیین کنید. برای مراحل نزدیک برنامه دقیق‌تری داشته باشید و جزئیات مراحل بعدی را با پیشرفت پروژه تکمیل کنید.

۷. تعیین مهلت بدون برآورد دامنه و ظرفیت

نوشتن تاریخ پایان به‌تنهایی برنامه نمی‌سازد. برآورد اولیه بخش‌ها را با ظرفیت واقعی تا مهلت مقایسه کنید و در صورت ناسازگاری، دامنه، زمان یا منابع را تغییر دهید.

۸. انجام هم‌زمان کارهای زیاد بدون توجه به ظرفیت

پیش‌بردن چند بخش پروژه همیشه اشتباه نیست؛ اما اگر تعداد کارهای در جریان از ظرفیت شما بیشتر شود، تمرکز و پیگیری آن‌ها دشوار می‌شود. تعداد کارهای هم‌زمان را با توجه به زمان، منابع و وابستگی فعالیت‌ها انتخاب کنید و بخشی از ظرفیت را برای تغییرات پیش‌بینی‌نشده خالی نگه دارید.

جمع‌بندی: پروژه بزرگ را از یک کار کوچک شروع کنید

تقسیم پروژه به کارهای کوچک کمک می‌کند مسیر رسیدن به نتیجه نهایی را روشن‌تر ببینید.

برای این کار، ابتدا نقطه پایان پروژه را مشخص کنید. سپس بخش‌های اصلی پروژه و برآورد اولیه آن‌ها را بنویسید تا بتوانید بررسی کنید آیا تا تاریخ پایان وقت کافی دارید یا نه. فقط بخش‌های نزدیک را به کارهای جزئی تبدیل کنید و نزدیک‌ترین کار را با «تست شروع» بررسی و زمان‌بندی کنید.

لازم نیست از ابتدا تمام مسیر را با جزئیات برنامه‌ریزی کنید. کافی است بدانید نزدیک‌ترین کار چیست، چه نتیجه‌ای دارد، اولین قدم آن کدام است و چه زمانی می‌توانید انجامش دهید.

چک‌لیست تقسیم پروژه

• نتیجه نهایی و معیار تکمیل پروژه را روشن تعریف کرده‌ام.
• بخش‌های اصلی پروژه را فهرست کرده‌ام.
• برای بخش‌ها برآورد اولیه نوشته و آن را با مهلت و ظرفیت مقایسه کرده‌ام.
• فقط برای بخش‌های نزدیک، کارهای مشخص نوشته‌ام.
• کار بعدی را با «تست شروع» بررسی کرده‌ام.
• برای اجرای کار بعدی زمان یا موقعیت مناسبی کنار گذاشته‌ام.
• بخشی از ظرفیت را برای تغییرات پیش‌بینی‌نشده حفظ کرده‌ام.
• برنامه‌ای برای مرور زمان‌های واقعی و اصلاح مسیر پروژه دارم.

برای شروع، همین امروز یکی از پروژه‌هایی را انتخاب کنید که مدت‌ها به تعویق افتاده است. نقطه پایان آن را در یک جمله بنویسید، بخش‌های اصلی را مشخص کنید، برآوردی اولیه انجام دهید و فقط اولین کار مشخص را برای فردا انتخاب کنید.

قرار نیست تمام پروژه را فردا انجام دهید؛ قرار است بدانید فردا چه کاری می‌توانید برای پیشبرد آن انجام دهید.

بازگشت به بلاگ پروپلنر