مدیریت زمان فریلنسرها؛ ظرفیت واقعی، پروژه‌های چند مشتری و کارهای اداری

نیما فریلنسر طراحی رابط کاربری است و هم‌زمان برای سه مشتری کار می‌کند. یکی از مشتریان منتظر تحویل گزارش است، مشتری دوم می‌خواهد طراحی صفحه جدید سایتش تکمیل شود و مشتری سوم چند اصلاح در پروژه قبلی درخواست کرده است.

نیما در ابتدای هفته تصور می‌کند برای انجام همه این کارها وقت کافی دارد. اما وقتی هفته پیش می‌رود، متوجه می‌شود بخش قابل توجهی از زمانش صرف پاسخ‌دادن به پیام‌ها، هماهنگی جلسات، آماده‌کردن پیشنهاد همکاری و پیگیری امور مالی شده است. بعضی کارهای اصلی دیرتر از انتظار پیش می‌روند و نیما برای جبران، بخشی از زمان استراحت خود را به کار اختصاص می‌دهد.

مشکل فقط زیاد بودن پروژه‌ها نیست. نیما هنگام برنامه‌ریزی، تمام فعالیت‌هایی را که در طول هفته از او زمان می‌گیرند، در نظر نگرفته است.

مدیریت زمان فریلنسرها بیش از هر چیز به شناخت ظرفیت واقعی هفته بستگی دارد. در این راهنما یاد می‌گیرید زمان کاری خود را به سه بخش تقسیم کنید، ظرفیت قابل اختصاص به پروژه‌های مشتریان را محاسبه کنید و پیش از پذیرش کار جدید، زمان موردنیاز آن را با ظرفیت همان هفته بسنجید. در پایان، یک نمونه کامل از برنامه هفتگی نیما را بررسی می‌کنیم.

چرا برنامه‌ریزی فریلنسر با کارمند متفاوت است؟

یکی از ویژگی‌های رایج فریلنسری این است که فرد در بسیاری از موارد، مسئول هماهنگی زمان انجام کار، ارتباط با مشتری و تحویل نتیجه است. یک فریلنسر ممکن است در طول هفته هم‌زمان چند نقش داشته باشد: انجام‌دهنده پروژه، مسئول ارتباط با مشتری، پیگیر قراردادها و امور مالی، و فردی که برای جذب پروژه‌های آینده تلاش می‌کند.

در بسیاری از موقعیت‌های استخدامی، بخشی از این مسئولیت‌ها میان افراد یا واحدهای مختلف تقسیم می‌شود. سه تفاوت عملی مهم‌تر است:

البته این تفاوت برای همه کارمندان و فریلنسرها یکسان نیست. بعضی فریلنسرها با قراردادهای ساعتی و زمان‌بندی ثابت کار می‌کنند و بعضی کارمندان نیز مسئول مدیریت چند پروژه مستقل هستند.

نکته عملی این است: اگر در برنامه فقط زمان طراحی، نوشتن یا توسعه را ثبت کنید، بخش مهمی از فعالیت‌های کاری شما نادیده گرفته می‌شود. مدیریت زمان فریلنسرها فقط به معنای بیشتر کارکردن نیست؛ باید مشخص باشد چه مقدار از زمان واقعاً در اختیار پروژه‌های مشتریان قرار می‌گیرد.

سه بخش کار فریلنسر: مشتری، کسب‌وکار، زندگی شخصی

پیش از تنظیم برنامه هفتگی، فعالیت‌های خود را به سه بخش تقسیم کنید.

۱. کارهای مربوط به مشتریان. فعالیت‌هایی که مستقیماً برای انجام تعهدهای مشتری انجام می‌دهید: طراحی رابط کاربری، نوشتن محتوای سفارش‌داده‌شده، توسعه یا اصلاح کد، تهیه گزارش تحویلی، انجام اصلاحات مورد توافق و جلسات مربوط به پروژه.

همه این فعالیت‌ها لزوماً جداگانه قابل دریافت هزینه نیستند. ممکن است هزینه جلسات و اصلاحات در مبلغ کلی قرارداد لحاظ شده باشد. مهم این است که زمان موردنیاز آن‌ها در برآورد پروژه نادیده گرفته نشود.

۲. امور اداری و مدیریت کسب‌وکار. کارهایی که برای اداره فعالیت فریلنسری انجام می‌دهید، حتی اگر مستقیماً به تحویل یک پروژه مربوط نباشند: پاسخ‌دادن به درخواست‌های همکاری، پیام‌ها و هماهنگی‌های روزمره با مشتریان، تهیه پیشنهاد قیمت و قرارداد، صدور فاکتور و پیگیری پرداخت، ثبت هزینه‌ها، به‌روزرسانی نمونه‌کارها و بازاریابی.

این فعالیت‌ها ممکن است در همان هفته درآمد مستقیمی ایجاد نکنند، اما برای ادامه کسب‌وکار ضروری‌اند.

۳. زمان شخصی. استراحت، خواب، وعده‌های غذایی، خانواده، ورزش و سایر مسئولیت‌های زندگی، زمان‌هایی هستند که نباید بدون تصمیم آگاهانه به پروژه‌ها اختصاص پیدا کنند.

برای مثال، اگر نیما تصمیم گرفته روزهای جمعه کار نکند، بهتر است هنگام پذیرش پروژه جدید، آن روز را به‌عنوان ظرفیت آزاد کاری در نظر نگیرد.

مرز مهم: پیام‌ها و هماهنگی‌های روزمره با مشتریان جزو امور اداری حساب می‌شوند و از همان سهم شش‌ساعته کسر می‌شوند؛ اما جلسات پروژه و اصلاحات توافق‌شده جزو برآورد همان پروژه‌اند. اگر یک بازه زمانی را هم در سهم اداری و هم در برآورد پروژه بشمارید، ظرفیت خود را کمتر از واقع برآورد می‌کنید و پروژه‌ای را که جا دارید رد می‌کنید.

نتیجه این تقسیم‌بندی: ابتدا باید بدانید چه مقدار زمان برای کار در اختیار دارید، سپس آن را میان پروژه‌های مشتریان و فعالیت‌های اداره کسب‌وکار تقسیم کنید. زمان شخصی نیز باید پیش از تعیین ظرفیت کاری در برنامه زندگی شما در نظر گرفته شده باشد.

گونسالس و مارک در پژوهشی میدانی نشان دادند کارکنان دانشی مورد مطالعه، فعالیت‌های خود را در چند حوزه کاری مرتبط مدیریت می‌کردند و در طول روز بارها میان آن‌ها جابه‌جا می‌شدند. این یافته در محیط‌های سازمانی به دست آمده، نه اختصاصاً درباره فریلنسرها؛ بااین‌حال، اهمیت شناخت حوزه‌های مختلف کار را روشن‌تر می‌کند. [۱]

اگر می‌خواهید بدانید هر فعالیت را در کدام بخش پروپلنر ثبت کنید، مقاله تفاوت برنامه زمان‌دار، لیست کارها و عادت را بخوانید. در این راهنما تمرکز ما بر تقسیم زمان و مدیریت تعهدهای چند مشتری است.

یک فهرست برای مهلت‌های همه مشتریان

وقتی هم‌زمان روی چند پروژه کار می‌کنید، مهلت‌ها و تحویل‌های مهم را در یک فهرست مشترک نگه دارید. اگر تاریخ تحویل‌ها فقط در پیام‌های مشتریان، ایمیل‌ها یا حافظه شما باقی بمانند، ممکن است هنگام برنامه‌ریزی بعضی تعهدها فراموش شوند.

سه پروژه فعال نیما:

این جدول کمک می‌کند نیما متوجه شود گزارش مشتری ب زودتر از دو پروژه دیگر باید آماده شود؛ بنابراین نمی‌تواند زمان تمام پروژه‌ها را بدون توجه به موعد تحویل، یکسان تقسیم کند.

برای هر پروژه دست‌کم این موارد را ثبت کنید: نام مشتری و عنوان پروژه، تاریخ تحویل نهایی، نزدیک‌ترین خروجی قابل تحویل، زمان تخمینی کارهای باقی‌مانده، وضعیت فعلی و اقدام بعدی یا تاریخ پیگیری.

تاریخ تحویل نهایی و تحویل بعدی همیشه یکی نیستند. ممکن است موعد نهایی پایان ماه باشد، اما لازم باشد نسخه اولیه طراحی یک هفته زودتر ارسال شود. هر دو تاریخ را ثبت کنید.

اگر پروژه‌ای منتظر بازخورد مشتری است، برای پیگیری آن تاریخ مشخصی در نظر بگیرید. به این ترتیب پروژه فقط در وضعیت «منتظر پاسخ» باقی نمی‌ماند.

برای تقسیم پروژه‌های بزرگ به مراحل کوچک‌تر، مقاله تقسیم پروژه به کارهای کوچک راهنمای کامل‌تری ارائه می‌دهد.

ظرفیت قابل فروش؛ چقدر زمان واقعاً برای پروژه دارید؟

فرض کنید در طول هفته ۴۰ ساعت برای فعالیت حرفه‌ای خود زمان در اختیار دارید. آیا می‌توانید برای تمام این ۴۰ ساعت، انجام پروژه مشتریان را تعهد کنید؟

معمولاً خیر. بخشی از زمان کاری به امور اداری، جذب مشتری، هماهنگی‌ها و فعالیت‌های دیگر اختصاص پیدا می‌کند.

در این راهنما، به بخشی از زمان کاری که می‌توانید با توجه به تعهدهای دیگر به انجام پروژه‌های مشتریان اختصاص دهید، «ظرفیت قابل فروش» می‌گوییم. این اصطلاح یک معیار ساده برای برنامه‌ریزی است، نه یک قاعده حسابداری. ظرفیت قابل فروش لزوماً با ساعت‌های قابل صدور فاکتور برابر نیست؛ نحوه دریافت هزینه به نوع قرارداد بستگی دارد.

قدم اول: زمان کاری واقعی هفته را مشخص کنید. بررسی کنید در هفته پیش رو چند ساعت می‌توانید برای فعالیت حرفه‌ای خود کنار بگذارید. این عدد باید پس از درنظرگرفتن زمان شخصی و مسئولیت‌های خارج از کار مشخص شود. فرض کنیم نیما تصمیم گرفته در طول هفته ۴۰ ساعت کار کند؛ شامل خواب، وعده‌های غذایی و فعالیت‌های شخصی نیست.

قدم دوم: زمان امور اداری و توسعه کسب‌وکار را تخمین بزنید. نیما بررسی می‌کند چه مقدار از این ۴۰ ساعت برای فعالیت‌هایی غیر از انجام پروژه‌های مشتریان لازم است: شش ساعت برای پیام‌ها، هماهنگی‌ها و امور اداری، و شش ساعت برای تهیه پیشنهاد همکاری، بازاریابی و توسعه کسب‌وکار. این مقدارها فقط فرض مثال هستند و برای فریلنسر دیگری می‌توانند کاملاً متفاوت باشند.

قدم سوم: زمانی برای اتفاقات پیش‌بینی‌نشده کنار بگذارید. نیما چهار ساعت را از قبل به پروژه مشخصی تعهد نمی‌دهد. این زمان می‌تواند برای اصلاحات پیش‌بینی‌نشده، تأخیرها یا تغییرات ضروری استفاده شود. اگر به آن احتیاج پیدا نکرد، بعداً درباره استفاده از آن تصمیم می‌گیرد.

قدم چهارم: ظرفیت باقی‌مانده را محاسبه کنید.

در نتیجه نیما می‌تواند برای این هفته حدود ۲۴ ساعت کار پروژه‌ای برنامه‌ریزی کند. این عدد به معنای آن نیست که حتماً باید تمام ۲۴ ساعت را بفروشد یا در همه هفته‌ها همین مقدار ظرفیت داشته باشد. اگر هفته آینده جلسات بیشتری داشته باشد، ظرفیت پروژه‌هایش کمتر می‌شود.

قاعده مهم: پیش از پذیرش تعهد جدید، زمان موردنیاز آن را با ظرفیت واقعی همان هفته‌ها که قرار است کار در آن‌ها انجام شود مقایسه کنید.

زمان جبرانی را با زمان اصلاحات یکی ندانید

اگر اصلاحات معمول و توافق‌شده قابل پیش‌بینی هستند، بهتر است در برآورد خود پروژه لحاظ شوند. زمان جبرانی برای مواردی باقی می‌ماند که هنوز به پروژه مشخصی تعهد نشده‌اند؛ مانند تأخیر غیرمنتظره یا تغییر ضروری در برنامه.

این تفکیک کمک می‌کند یک بازه زمانی را هم‌زمان برای چند تعهد مختلف حساب نکنید.

چطور ظرفیت را میان پروژه‌ها تقسیم کنیم؟

وقتی ظرفیت هفته روشن شد، زمان تخمینی هر پروژه را با آن مقایسه کنید. در مثال نیما، مجموع ۱۰ ساعت برای مشتری الف، ۱۰ ساعت برای مشتری ب و ۴ ساعت برای مشتری ج دقیقاً ۲۴ ساعت می‌شود؛ یعنی تمام ظرفیت برنامه‌ریزی‌شده این هفته به سه پروژه فعلی اختصاص یافته است.

سه نکته هنگام توزیع این زمان:

اولویت بر اساس موعد نزدیک. در مثال نیما، تحویل مشتری ب زودتر است؛ بنابراین ابتدا برای تکمیل گزارش آن مشتری زمان کافی کنار می‌گذارد. البته موعد نزدیک تنها معیار نیست؛ وابستگی فعالیت‌ها، زمان انتظار برای بازخورد و تعهدهای قبلی هم اهمیت دارند.

تعریف کار مشخص برای هر بازه. به‌جای نوشتن «کار مشتری الف»، بنویسید «مشتری الف، ساعت ۹ تا ۱۲ — طراحی نسخه اولیه بخش معرفی صفحه فرود». به این ترتیب هنگام شروع می‌دانید چه کاری قرار است انجام دهید. برای انتخاب بازه‌های کاری، راهنمای زمان‌بندی بلوکی جزئیات بیشتری دارد.

کاهش جابه‌جایی غیرضروری. اگر شرایط اجازه می‌دهد، چند فعالیت مرتبط با یک پروژه را در یک بازه پیوسته انجام دهید. به‌جای جابه‌جایی هر ۳۰ دقیقه میان سه مشتری، زمان مشخصی برای یکی از پروژه‌ها کنار بگذارید.

البته قانون ثابتی وجود ندارد که روزانه فقط برای یک یا دو مشتری کار کنید. اگر پروژه‌ها کوچک‌اند یا بعضی فعالیت‌ها به پاسخ سریع نیاز دارند، جابه‌جایی بیشتر اجتناب‌ناپذیر است. هدف این است که تغییر مکرر فعالیت‌ها، بدون ضرورت، بخش زیادی از تمرکز شما را مصرف نکند.

مارک، گونسالس و هریس در پژوهشی، چندپارگی فعالیت‌ها و وقفه‌های کاری را در میان کارکنان دانشی بررسی کردند. این پژوهش نشان می‌دهد جابه‌جایی میان فعالیت‌ها در محیط‌های مطالعه‌شده رایج بوده است؛ اما تعداد مشخصی از پروژه‌ها یا مشتریان را به‌عنوان حد مطلوب تعیین نمی‌کند. [۲]

پیام، جلسه و اصلاحات؛ زمان پنهان کار فریلنسری

زمان انجام پروژه فقط به تولید خروجی اولیه محدود نمی‌شود. ممکن است مشتری سؤال جدیدی بپرسد، جلسه‌ای برگزار شود یا پس از مشاهده نسخه اولیه درخواست اصلاح داشته باشد.

پیام‌ها و هماهنگی‌ها. پیام‌های روزمره از سهم اداری کسر می‌شوند؛ اما اگر حجمشان بیشتر از انتظار است، بازه‌های مشخصی برایشان تعیین کنید — مثلاً ۱۰ تا ۱۰:۳۰ برای پاسخ‌های ضروری و ۱۶ تا ۱۶:۳۰ برای پیگیری‌های باقی‌مانده.

این زمان‌ها فقط نمونه هستند. اگر قرارداد شما شامل پشتیبانی فوری یا پاسخ‌گویی در ساعات مشخص است، برنامه ارتباطات را با همان تعهد هماهنگ کنید. محدودکردن پیام‌ها به یک یا دو نوبت در روز، قانون مناسبی برای همه فریلنسرها نیست.

جلسات مشتریان. مدت جلسات قطعی را پیش از تنظیم برنامه مشخص کنید. اگر جلسه‌ای به پروژه خاصی مربوط است، زمان آن را در برآورد همان پروژه لحاظ کنید؛ خواه هزینه آن جداگانه دریافت شود، خواه در قرارداد اصلی باشد.

اصلاحات پروژه. هنگام برآورد زمان پروژه، مدت تقریبی اصلاحات توافق‌شده را نیز در نظر بگیرید. اگر تهیه یک خروجی حدود پنج ساعت زمان می‌خواهد و براساس تجربه احتمال می‌دهید یک ساعت هم برای بازبینی و اصلاح لازم باشد، برآورد اولیه شما شش ساعت خواهد بود.

اما درصد مشخص و معتبری وجود ندارد که برای اصلاحات تمام پروژه‌های فریلنسری تعیین شود. مدت اصلاحات به نوع کار، کیفیت اطلاعات اولیه، تعداد نوبت‌های بازبینی، شرایط قرارداد و خواسته‌های مشتری بستگی دارد. از تجربه پروژه‌های مشابه و محدوده اصلاحات توافق‌شده استفاده کنید. اصلاحات خارج از محدوده قرارداد ممکن است به توافق جدید درباره زمان و هزینه نیاز داشته باشند.

سه پرسش پیش از پذیرش کار تازه

گاهی پروژه‌ای جذاب به نظر می‌رسد، اما پیش از قبول آن باید بررسی کنید آیا واقعاً برای انجامش زمان کافی دارید. این سه پرسش یک ابزار پیشنهادی برای تصمیم‌گیری است، نه آزمون علمی استانداردشده.

۱. این پروژه چه مقدار زمان و در چه بازه‌ای نیاز دارد؟ محدوده کار، نتیجه مورد انتظار و موعد تحویل را روشن کنید، سپس زمان تقریبی را برآورد کنید. اگر پروژه بزرگ است، آن را به بخش‌های اصلی تقسیم کنید. ممکن است پروژه‌ای به شش ساعت کار نیاز داشته باشد؛ اما مهم است بدانید این شش ساعت باید در همین هفته انجام شود یا فرصت بیشتری وجود دارد.

۲. آیا در هفته‌های موردنیاز، ظرفیت آزاد دارم؟ برآورد پروژه را با ظرفیت واقعی برنامه خود مقایسه کنید. اگر این هفته تمام ۲۴ ساعت ظرفیت پروژه‌ای شما پر شده است، پذیرش یک کار شش‌ساعته با تحویل همین هفته، بدون تغییر برنامه فعلی، منطقی نیست. در چنین شرایطی بررسی کنید آیا امکان جابه‌جایی تعهدها، کاهش محدوده کار یا مذاکره درباره تاریخ تحویل وجود دارد.

۳. آیا زمان هماهنگی‌ها و اصلاحات احتمالی را لحاظ کرده‌ام؟ زمان موردنیاز پروژه ممکن است فقط به تولید خروجی محدود نباشد. ممکن است لازم باشد جلسه برگزار کنید، اطلاعات بیشتری دریافت کنید یا اصلاحات توافق‌شده را انجام دهید.

اگر محدوده پروژه روشن است، زمان لازم را برآورد کرده‌اید و در هفته‌های مربوط ظرفیت کافی دارید، می‌توانید درباره پذیرش آن تصمیم آگاهانه‌تری بگیرید. اگر یکی از این موارد روشن نیست، پیش از تعهد قطعی اطلاعات بیشتری دریافت کنید یا شرایط انجام کار را با مشتری هماهنگ کنید.

مثال کامل: ظرفیت ۲۴ ساعته چطور روی روزهای هفته می‌نشیند

این جدول یک الگوی عمومی برنامه هفتگی نیست؛ نشان می‌دهد ظرفیت محاسبه‌شده نیما در بخش قبل، چگونه روی روزهایی که موعد تحویل دارند توزیع می‌شود. اگر به دنبال الگوی کلی چیدن برنامه روی روزها هستید، مقاله نمونه برنامه هفتگی و روش تنظیم آن را ببینید.

نیما سه پروژه فعال دارد: مشتری الف با موعد پنجشنبه (۱۰ ساعت)، مشتری ب با موعد دوشنبه (۱۰ ساعت) و مشتری ج با موعد چهارشنبه (۴ ساعت). در کنار این‌ها ۶ ساعت امور اداری، ۶ ساعت توسعه کسب‌وکار و ۴ ساعت زمان جبرانی در نظر گرفته است.

ترتیب کارها: چون موعد مشتری ب زودتر است، بخش اصلی شنبه و یکشنبه به آن اختصاص می‌یابد. از دوشنبه روی پروژه مشتری الف کار می‌شود و فعالیت‌های مشتری ج در سه‌شنبه و چهارشنبه انجام می‌شوند.

ساعت‌های غذا و استراحت میان بازه‌ها جزو ۴۰ ساعت کاری محاسبه نشده‌اند. این جدول یک برنامه فرضی است؛ نیما باید آن را با زمان جلسات واقعی، ساعات پاسخ‌گویی توافق‌شده و شرایط تحویل مشتریان هماهنگ کند.

بررسی مجموع: پروژه مشتری الف ۱۰ ساعت، مشتری ب ۱۰، مشتری ج ۴، امور اداری ۶، توسعه کسب‌وکار ۶ و زمان جبرانی ۴ ساعت — مجموعاً ۴۰ ساعت. مجموع کارهای پروژه‌ای دقیقاً ۲۴ ساعت است و با ظرفیت محاسبه‌شده هماهنگی دارد.

بررسی موعدها: کار مشتری ب تا پایان یکشنبه تمام می‌شود و برای تحویل دوشنبه یک روز فرصت دارد. مشتری ج دقیقاً روز چهارشنبه — همان روز موعدش — به پایان می‌رسد؛ بنابراین یک ساعت زمان جبرانی چهارشنبه، پشتوانه همان تحویل است. مشتری الف تا چهارشنبه تمام می‌شود و دو ساعت زمان جبرانی پنجشنبه، پیش از موعد پنجشنبه او، برای بازبینی نهایی یا اصلاحات پس از تحویل در دسترس است.

این برنامه تضمین نمی‌کند هیچ تأخیری رخ ندهد. اگر اطلاعات مشتری دیر برسد یا حجم کار بیش از برآورد باشد، نیما باید زودتر موضوع را بررسی و درباره تغییر برنامه تصمیم بگیرد.

درخواست جدید در همان هفته: فرض کنیم مشتری د پروژه‌ای شش‌ساعته پیشنهاد می‌دهد. حجم کار مشخص است، اما تمام ۲۴ ساعت ظرفیت به سه مشتری اختصاص یافته. پس نیما به‌جای قبول فوری، برنامه هفته آینده را بررسی می‌کند. اگر ظرفیت کافی داشته باشد تاریخ تحویل مناسب‌تری پیشنهاد می‌دهد؛ در غیر این صورت درباره محدوده کار یا زمان تحویل مذاکره می‌کند.

مرور روزانه و هفتگی؛ فقط دو سؤال مخصوص فریلنسر

روش کامل مرور پایان روز و مرور هفتگی در دو مقاله جداگانه توضیح داده شده است. آنچه برای فریلنسر تفاوت ایجاد می‌کند، دو سؤال است:

زمان واقعی امور اداری چقدر بود؟ اگر شش ساعت برای پیام‌ها، هماهنگی‌ها و امور مالی در نظر گرفته بودید و در عمل بیشتر شد، سهم آن را در هفته بعد اصلاح کنید. این سنجه در برنامه‌ریزی کارمندی معمولاً وجود ندارد و در فریلنسری باید خودتان اندازه‌اش بگیرید.

ظرفیت هفته آینده چقدر است؟ پیش از پذیرش کار جدید، همان محاسبه چهارقدمی را برای هفته آینده انجام دهید. ظرفیت هر هفته متفاوت است و عدد این هفته برای هفته بعد معتبر نیست.

برای تصمیم‌گیری درباره کارهای ناتمام همان روز، راهنمای مرور پایان روز را بخوانید. برای بررسی روند چند هفته و اصلاح تخمین‌ها، مقاله مرور هفتگی؛ هفته را ببندید و برای هفته بعد آماده شوید را ببینید.

چطور برنامه فریلنسری را در پروپلنر اجرا کنیم؟

۱. پروژه‌های هر مشتری را جداگانه ثبت کنید. در بخش پروژه‌ها برای هر پروژه فعال یک عنوان مشخص بسازید: «مشتری الف — طراحی صفحه فرود». اطلاعات اصلی، نتیجه مورد انتظار و مهلت تحویل را هم مشخص کنید تا فعالیت‌های مشتریان مختلف با هم اشتباه نشوند.

۲. کارهای هر پروژه را فهرست کنید. برای پروژه مشتری الف: آماده‌کردن طرح اولیه، طراحی بخش‌های صفحه و بررسی نهایی. اگر فعالیتی چند مرحله دارد، مراحلش را در چک‌لیست نگه دارید. لازم نیست تمام جزئیات پروژه‌های چندماهه را از ابتدا ثبت کنید.

۳. برای کارهای مشتریان برنامه زمان‌دار بسازید. «دوشنبه، ساعت ۹ تا ۱۲ — مشتری الف: طراحی نسخه اولیه صفحه فرود». عنوان برنامه هم نام مشتری و هم فعالیت را نشان دهد تا هنگام مشاهده تقویم، هدف هر بازه روشن باشد.

۴. امور اداری را هم در برنامه قرار دهید. «سه‌شنبه، ساعت ۱۶ تا ۱۷ — بررسی درخواست‌های همکاری و پاسخ به پیام‌ها».

۵. زمان جبرانی را خالی نگه دارید. لازم نیست آن را از همان ابتدا با کار جدید پر کنید.

۶. در پایان هفته پیشرفت را مرور کنید. ببینید کدام پروژه‌ها طبق انتظار پیش رفته‌اند، چه تعهدهایی باقی مانده و ظرفیت واقعی هفته آینده چقدر است.

برای آشنایی با بخش‌های پروژه‌ها، کارها و برنامه‌های زمان‌دار، صفحه امکانات پروپلنر را ببینید.

چهار اشتباه رایج در مدیریت زمان فریلنسرها

۱. بررسی مداوم پیام‌ها بدون توجه به نوع تعهد. پاسخ‌گویی سریع در بعضی پروژه‌ها ضروری است، اما لازم نیست تمام پیام‌های غیرضروری بلافاصله بررسی شوند. زمان مشخصی برای ارتباطات در نظر بگیرید و موارد فوری را براساس توافق با مشتری مدیریت کنید.

۲. نادیده‌گرفتن زمان اصلاحات. اگر فقط زمان تولید اولیه را محاسبه کنید، هنگام دریافت بازخورد مشتری با کمبود وقت مواجه می‌شوید. اصلاحات توافق‌شده را در برآورد لحاظ کنید و برای تغییرات خارج از قرارداد، درباره زمان و هزینه دوباره توافق کنید.

۳. جابه‌جایی غیرضروری میان پروژه‌های متعدد. اگر در طول روز مرتب میان فعالیت‌های چند مشتری جابه‌جا شوید، حفظ تمرکز و پیگیری جزئیات دشوارتر می‌شود. فعالیت‌های مرتبط را کنار هم قرار دهید و تغییر پروژه را به موارد ضروری محدود کنید.

۴. پذیرش کار جدید بدون بررسی ظرفیت. ممکن است پروژه‌ای جذاب باشد، اما برای انجام آن زمان کافی نداشته باشید. پیش از قبول تعهد جدید، حجم کار، موعد تحویل و ظرفیت هفته‌های مربوط را بررسی کنید.

جمع‌بندی: برنامه فریلنسری را براساس ظرفیت واقعی بسازید

مدیریت زمان فریلنسرها فقط به این معنا نیست که ساعت‌های بیشتری کار کنند. مهم‌تر این است که بدانند چه مقدار زمان برای پروژه‌های مشتریان در اختیار دارند و چه فعالیت‌های دیگری باید در برنامه جای بگیرند.

برای شروع، پروژه‌های فعال و مهلت‌های تحویل را در یک فهرست مشخص کنید. سپس زمان کاری هفته را بررسی کنید و سهم امور اداری، توسعه کسب‌وکار و زمان جبرانی را در نظر بگیرید. ظرفیت باقی‌مانده را میان پروژه‌ها تقسیم کنید و برای کارهای مهم برنامه زمان‌دار بسازید. در پایان هفته، زمان واقعی را با برآورد اولیه مقایسه کنید.

برنامه‌ریزی خوب به این معنا نیست که تمام ساعت‌های هفته را پر کنید؛ یعنی تعهدهای خود را با زمانی که واقعاً در اختیار دارید هماهنگ کنید.

چک‌لیست برنامه‌ریزی هفتگی فریلنسر

• پروژه‌های فعال و مهلت تحویل آن‌ها را مشخص کرده‌ام.
• نزدیک‌ترین کار یا خروجی موردنیاز هر پروژه را می‌دانم.
• زمان کاری واقعی این هفته را محاسبه کرده‌ام.
• برای امور اداری و مدیریت کسب‌وکار زمان در نظر گرفته‌ام.
• ظرفیت قابل اختصاص به پروژه‌های مشتریان را مشخص کرده‌ام.
• مجموع زمان تعهدهای فعلی را با ظرفیت موجود مقایسه کرده‌ام.
• برای فعالیت‌های مهم مشتریان برنامه زمان‌دار نوشته‌ام.
• زمان هماهنگی‌ها و اصلاحات توافق‌شده را در برآورد لحاظ کرده‌ام.
• بخشی از هفته را برای تغییرات احتمالی خالی گذاشته‌ام.
• پیش از پذیرش کار جدید، زمان و شرایط آن را بررسی می‌کنم.
• در پایان روز و هفته، زمان واقعی کارها را مرور می‌کنم.

برای شروع، همین هفته مجموع زمان موردنیاز پروژه‌های مشتریان خود را بنویسید. سپس بررسی کنید پس از درنظرگرفتن امور اداری و سایر مسئولیت‌های کاری، واقعاً چند ساعت برای انجام پروژه‌ها در اختیار دارید. اگر تعهدها بیشتر از ظرفیت موجود هستند، پیش از شروع هفته درباره اولویت‌ها و موعد تحویل‌ها تصمیم بگیرید.

هدف این نیست که همیشه پروژه‌های بیشتری قبول کنید؛ هدف این است که پروژه‌های پذیرفته‌شده را با برنامه‌ای واقع‌بینانه پیش ببرید.

بازگشت به بلاگ پروپلنر